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文/Ms. Bubble

矽谷公司拓展業務的快速步調,讓身在這裡的我們常需要參與接二連三的會議。不管與會人數多寡,可以游刃有餘又有效率的表達意見,往往是衡量領袖特質的重要指標,也是晉升為團隊領導者的重要關鍵。先不論場合以及聽眾不同的訴求,我們通常用以下三個指標來評斷一個簡報的好壞

是否內容正確及見解獨到?
內容正確聽起來似乎很基本,但可能因為資料的不完整,或數據的解讀方法不同,導致簡報的內容不夠全面。見解獨到又更難。許多時候大家會誤把事實(Facts)或觀察到的結果(Observation),當作見解(Insights)。但見解是比觀察到的結果更深一層的了解,譬如幾個觀察結果的總結,得到這些觀察的原因等等。 

是否讓聽眾記憶猶新久久無法忘懷?
雖然聽眾有興趣的主題跟思考方式不盡相同,但聽眾對簡報有多少印象、能記住多久、是否吸收到簡報者想要傳達的訊息,都是重要指標。

是否啟發與激勵人心?
這裡指的激勵人心並非勵志演說,而是知識上的啟發跟成長、被簡報激起了想要採取某些行動的欲望。最簡單的例子,聽完這場簡報之後,聽眾有沒有因此重新思考某些議題,又或者採取了不同的做法?

 

在矽谷工作多年聽過許多簡報,也從許多職訓中獲得不少做簡報的技巧。我覺得最實用的如下:

與聽眾的互動(Audience-centered)
在人手多台手機電腦的情況下,簡報者越來越難獲得聽眾百分百的注意力。與聽者互動,並不僅止於傳統的跟聽眾問答或玩小遊戲。最重要的是如何在簡報前就先收集聽眾的背景資料,或者在簡報時候不停觀察聽眾的反應,並推測他們有興趣的話題、比較容易感同身受的故事、用比較貼近淺白的字彙。當聽眾的參與度越高,自然對講者的內容有比較深刻的記憶。

減少用虛字(Filler words)
這是一個幾乎每個公開演講課程都會聽到的議題。「虛字讓你聽起來超笨(When you say “um” every third word, it makes you sound stupid.)」是Facebook COO Sheryl Sandberg對他下屬的一個評語。許多時候講者會無意識地說虛字,從語氣詞「嗯」,到「也就是」,又或者因人而異的口頭禪。這些虛字對聽者來說沒有更多的訊息,反而容易使人分心。往更深的層面,許多主觀的形容詞某種程度上也很「虛(meaningless)」。譬如,常有講者說:「這項研究的結果很好」或者「這件事情帶給公司正面的幫助」。這些句子沒有錯,但並沒有提供更多的知識給聽眾。該怎麼樣量化或者用更貼切的形容詞來傳達講者的想法給聽眾,那就是簡報的藝術了。

「留白(White Space)」的重要性
大家常常會說聲音的表情很重要,所以抑揚頓挫是使簡報鏗鏘有力的重點。如果觀察一系列的演講者,大家可能會發現,越資深的領導人在做簡報的時候,句子間留空白喘息的時間越久。為什麼呢?一個研究顯示當你越資淺,你會下意識地想要一股腦把簡報內容講完,因為你對每頁或者每句話間的「留白」很不自在。但是當你越越有經驗,你知道這些鴉雀無聲的片段,其實是聽眾正在咀嚼你剛傳達的觀念,因為有這些留白片段,你的聽眾更容易消化並記住你上一段的演講。

 

除此之外,講者的肢體語言、手勢、在講台上是否神經緊繃、或是可以從容自在的把講台當作舞台的氣勢跟態度,也是簡報表情裡面的重點之一。必須要從平時不斷的演練才能更熟悉這個技巧。

我自己的經驗是,上個簡報講者常不小心超時,導致輪到我時只剩比預定還少的時間、但準備的資料又比預定的時間多。這種情形,我如果沒有留白、講得更快,就會導致原本難消化的內容更難被理解,非但沒有讓聽眾完全掌握我表達的主題,反而引起更多提問。

經過幾次類似經驗後,我開始運用留白的時間。神奇的是,因為這些留白的時間、以及我添加的語言表情,我得到的反饋不再是更多的提問,而是過了一段時間,大家還能對我當初舉的例子、結論歷歷在目。我想這就是簡報最終目標了。

我很喜歡一句話,叫做Owning the room。意思是在演講的時候可以把整個場子當作是自己家一樣的自由掌控。下次當你上台的時候,不妨先在心裡默想著自己掌握全局的神態,不但能提振信心,更能有效地將自己的想法傳達給聽眾。

 

本文收錄於英語島English Island 2016年7月號
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矽谷不是美國 -- 作者:Ms. Bubble
台灣安平漁村出了一個矽谷專家,ㄟ,別搞錯了,是食衣住行的專家。第二專長是在出差的飛機、計程車上交稿…。五年前跑到冰天雪地的芝加哥念MBA,畢業之後無法抗拒溫暖的陽光轉戰矽谷,過著早上窮忙族,晚上變身家政婦,周休二日找節目的新生活。