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「服務他人是你住地球應該付出的租金。」– 穆罕默德‧阿里 (拳擊手)
"Service to others is the rent you pay for your room here on earth." -- Muhammad Ali, Boxer
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不同文化中的管理策略常有不一樣的風格,美式管理學就包含了以下五種常見守則:

 

遇到歧見,不要急著辯解

歧見就是建言,遇到想法被否決時先沉住氣,詢問對方的想法、找出自己的盲點。

△ But I think it will work.(固守己見)

但我覺得這樣可行。 

O What else do we need to consider?

還有什麼是我們需要考量的?

O How do you think we should do it?

你認為我們該怎麼做?

O Is there another way to handle this?

有其它方式能處理這個問題嗎?

 

給予承諾,用詞要謹慎

藉著每一次與客戶的交流,建立起負責任的形象,展現不吝於協助的態度,但不隨便給出可能做不到的承諾。

△ I’ll help you anytime.(不可能「任何時候」都能幫忙)

我任何時候都可以幫你。

△ I’ ll fulfill all your requirements.(過度有自信)

我能達成你所有的要求。

O I’m glad to help you anytime.

我任何時候都很樂意幫助你。

O Please come to me if you have any questions.

如果有任何問題請來找我。

O Let me know if I can help you with anything.

如果有任何我能幫忙的,請讓我知道。

 

分配工作,別開口就You

團隊合作需要有清楚的權責分配,避免什麼細節都想插手,才能建立起夥伴之間的信任關係。分配工作時,盡量別劈頭就說You,容易讓人覺得不被尊重。

△ You need to take care of this presentation.

你必須負責這個報告。

△ You must give me the file after the meeting.

你開完會後把文件給我。

△ You can help us to choose the right venue.

你可以幫我們選出對的場地。

O Can you take care of this presentation?

可以把這個報告交由你負責嗎?

O I need you to give me the file after the meeting.

我需要你在開完會後把文件給我。

O We need your expertise to help us choose the right venue.

我們需要借用你的專業來幫忙決定對的場地。

 

時間就是金錢

職場中談到錢,就要白紙黑字清清楚楚,避免因為模糊的用語造成不必要的誤會。談到時間也一樣,在溝通各項任務的時限、順序和進度時,都要直接而且明確。

訂定結束時間

△ The meeting will start at 3PM.

會議將在3點開始。

O This meeting will be over at 5PM.

這個會議將在5點結束。

O Each item must be kept to 10 minutes, or we'll never get through.

每個項目都要保持在10分鐘之內,不然我們會無法完成。 

安排先後順序

△ Please finish this project on time.(交代不夠明確)

請在時間內完成這個專案。

O Could you please take care of this first?

能不能請你先處理這個?

O After your current task, this one should be next in line.

等你結束當前的任務後,下一項要做這個。

即時掌握進度

△ Let me know when you finish the job.(沒有清楚的進度)

你完成工作時要讓我知道。

O Is the project coming along according to schedule? Let's have a meeting and check our progress.

這個專案目前有照著行程表在進行嗎?我們來開個會確認一下進度。

O Can you send me your rough draft by Tuesday?

你能在下週二以前給我草稿嗎?

 

用領導者的角度自省

想達到有效率的組織管理,首先要從自我約束開始,試著把視野放寬,練習用上位者的角度看事情。不時問問自己下面幾個問題,如何帶出更大的影響力。

 


 

 本文收錄於英語島English Island 2018年9月號
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